Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями:
— в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела?
— где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними?
— возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Вопрос в тему
Подскажите, в каком порядке подшиваются документы в личное дело сотрудника, если этот сотрудник не госслужащий? Например, сотрудник ООО.
Правила формирования личных дел для коммерческих организаций нормативно не установлены (т.к. они не обязаны их вести), поэтому почти все организации обычно придерживаются традиционно сложившихся правил, основы которых были закреплены еще Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), а в качестве современного примера берут основанное на этой же традиции делового оборота Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, которое утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.
В настоящее время государственные органы, органы местного самоуправления и организации предпочитают вести личные дела на все категории работников.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Личное дело как первичный комплекс документов формируется по принципу досье, т.е. содержит и оригиналы, и копии документов, документы с разными нормативными сроками хранения, документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации.
В составе личного дела документы формируются в логическо-хронологической последовательности. В отдельную папку вкладываются для каждого работника:
- внутренняя опись документов личного дела 1;
- лист ознакомления с документами личного дела (как факультативный документ);
- дополнение к Личному листку по учету кадров (Анкете), которое является документом свободной формы: на листе бумаги может быть оформлено только название данной разновидности документа, в последующем на нем в хронологическом порядке будут фиксироваться те сведения (приказ или иной документ, дата и номер), которые дополнят или изменят анкетные данные, включая сведения об изменении фамилии, места жительства, изменениях в составе семьи, об образовании, повышении квалификации, аттестации, о временных переводах и т.п.;
- заявление о приеме на работу/назначении на должность/заключении трудового договора (сейчас этот документ стал не обязательным к оформлению, но большинство кадровых служб просит его составлять, как и во всех других ситуациях, когда требуется письменное согласие работника);
- Личный листок по учету кадров или Анкета установленного в организации формата с фотографией 2;
- автобиография (оформляется в основном для руководителей организации; для рядовых работников – при необходимости);
- характеристика, представление или рекомендации (факультативные документы, не являются обязательными), в особых случаях – направление на работу (для молодых специалистов, участников специальных федеральных и региональных программ обеспечения кадрами и т.п.);
- уведомление работника о целях обработки его персональных данных;
- согласие работника на обработку персональных данных;
- копии документов об образовании, специальности и квалификации (возможна практика раздельного хранения копий персональных документов и вне личного дела по методике обезличивания персональных данных);
- трудовой договор (экземпляр работодателя, на котором помимо подписи работника как стороны договора должна быть оформлена отметка о том, что он получил свой экземпляр этого документа (также под подпись));
- соглашение о конфиденциальности/неразглашении информации, которая может стать известной сотруднику в процессе выполнения его трудовой функции (экземпляр работодателя);
- копия приказа о приеме на работу с отметкой об ознакомлении, проставленной работником;
- экземпляр или копия должностной инструкции с отметкой об ознакомлении и получении экземпляра/копии работником (экземпляр работодателя, при необходимости, особенно если оформляется индивидуальная должностная инструкция).
Все экземпляры документов, принадлежащие работодателю как стороне трудового договора, в настоящее время рекомендуется хранить в составе личного дела, т.к. все обязательные доказательства трудовых отношений удобнее формировать, хранить, обрабатывать и защищать информацию в одном месте.
Листы документов, собранные в комплекс в логической последовательности и необходимые для заключения трудового договора, нумеруются в валовом порядке (карандашом в правом верхнем углу), и номера листов вносятся во внутреннюю опись документов личного дела, которая начинает оформляться сразу же после заключения трудового договора.
А далее в прямой хронологической последовательности в личное дело формируются по мере их составления все документы/копии, отражающие все изменения трудового договора и развитие трудовых отношений с работником, например:
- предложения и уведомления работодателя об изменении условий трудового договора (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении или с актом (либо соответствующей отметкой на уведомлении) об отказе работника от ознакомления);
- заявление работника о постоянном переводе на другую работу (т.е. письменное согласие работника);
- дополнительные соглашения к трудовому договору (экземпляр работодателя с такой же отметкой работника о том, что он получил экземпляр документа);
- копия приказа о постоянном переводе работника (с отметкой об ознакомлении работника);
- акты приема-передачи дел работником по прежней и текущей должности (экземпляры работодателя с подписью работника и отметкой о том, что экземпляр акта он получил на руки);
- другие подлинные документы или копии с подписью работника и/или его отметкой об ознакомлении, фиксирующие все аспекты трудовой деятельности работника (копии дипломов и свидетельств, выписки из протоколов аттестации, аттестационные…
Приводим несколько вариантов формирования должностных инструкций в дела, а также на примерах показываем, как отражать выбранный вариант в номенклатуре дел.
Ситуация
Пожалуйста, помогите разобраться. Как включить в опись дел по личному составу индивидуальные должностные инструкции? По году, в котором были заменены на новые, или по году утверждения?
О сроке хранения должностных инструкций
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ организации, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Должностные инструкции бывают типовыми и индивидуальными.
Типовая должностная инструкция закрепляет общее описание работ и цели деятельности, содержит обобщенные формулировки трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняют в указанной должности, а также права и ответственность. На практике такие инструкции чаще всего являются локальными нормативными актами организации.
Например, если в ООО «Сибирские сети» разработана типовая должностная инструкция на инженера I категории отдела технического контроля, то на основе такой инструкции могут работать несколько инженеров I категории в отделе технического контроля (если они выполняют одинаковую трудовую функцию). Такая инструкция является универсальной, то есть она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности.
Индивидуальная должностная инструкция закрепляет конкретные трудовые обязанности, которые выполняет конкретный работник (с указанием его фамилии, имени, отчества) на закрепленном за ним рабочем месте в определенном структурном подразделении.
Например, в ООО «Сибирские сети» может быть индивидуальная должностная инструкция главного специалиста отдела продаж А.О. Ермолаевой.
В Перечне 2019[1] есть две статьи, устанавливающие сроки хранения должностных инструкций – 442 и 443.
И если сейчас срок хранения типовых инструкций составляет три года после замены новыми, то в соответствии с уже недействующим Перечнем 2010[2] они имели постоянный срок хранения, а значит, их следовало включать в опись дел постоянного хранения.
Как формировать должностные инструкции в дела?
Должностная инструкция является распорядительным документом (либо им утверждается), значит, к ней применимы основные принципы группировки в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями[3]:
- Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены отдельными распорядительными документами (приказами или распоряжениями) и являются приложениями к ним, то они включаются в дело вместе с теми документами, которыми они были утверждены.
- Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела.
- Приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения. При этом приказы по личному составу со сроками хранения «75 лет ЭПК» или «50 лет ЭПК» помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения «5 лет».
- При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), можно группировать в отдельные дела (например, заголовок дела может выглядеть так: «Приказы генерального директора № 1–139 об увольнении сотрудников»).
С учетом этих принципов может существовать три варианта ведения дел с должностными инструкциями, однако рекомендовать мы можем только первый и второй.
[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016); утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964).
[3] См. п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2021.
|
Должностные инструкции |
|||
|
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности |
Организации |
3 года после замены новыми |
ст. 442 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Должностные регламенты (инструкции) работников |
Организации |
50/75 лет <2> |
ст. 443 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Справочник сотрудника
Отпуск
Должностные инструкции
Справочник сотрудника
Разработка и согласование должностной инструкции
Как разработать должностную инструкцию?
Должностная инструкция разрабатывается в соответствии с положениями профессиональных стандартов, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов, служащих, единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих и других нормативных актов, определяющих квалификационные характеристики при трудоустройстве.
Кто разрабатывает должностную инструкцию?
Должностная инструкция составляется непосредственным руководителем структурного подразделения, либо работником подразделения, которому поручена разработка проекта должностной инструкции вышестоящим руководителем.
Типовая форма должностной инструкции
При разработке проекта должностной инструкции необходимо руководствоваться утвержденной формой.
Как согласовать должностную инструкцию?
Должностная инструкция направляется на согласование в системе 1С:Документооборот по процессу. После прохождения процесса согласования должностная инструкция утверждается ответственным должностным лицом в соответствии с ЛНА университета.
Где хранится должностная инструкция
После утверждения должностной инструкции работник расписывается в листе ознакомления в двух экземплярах в отделе по работе с сотрудниками управления кадрового администрирования.
Один экземпляр должностной инструкции хранится в отделе по работе с сотрудниками управления кадрового администрирования, второй – на рабочем месте работника.
Увольнение
Справочник сотрудника
Увольнение
Шаг 1
Заявление об увольнении необходимо заполнить, подписать и согласовать с руководителем Вашего структурного подразделения.
Принести заполненное заявление в отдел по работе с сотрудниками управления кадрового администрирования (специалисту по кадрам, который работает с Вашим структурным подразделением).
Адрес: г. Ставрополь, ул. Пушкина, 1, корпус 1, каб. 203, 205, 207
Контактный телефон: (8652) 94-40-02, доб. 15-45
График работы:
пн.-чт.: с 9:00 до 18:00
пт.: с 9:00 до 16:45
перерыв: с 13:00 до 13:45
Шаг 2
Получить обходной лист у специалиста по кадрам отдела по работе с сотрудниками управления кадрового администрирования, который работает с Вашим структурным подразделением. Обходной лист необходимо заполнить и вернуть специалисту по кадрам.
Шаг 3
В день увольнения необходимо ознакомиться с приказом об увольнении и получить на руки в отделе по работе с сотрудниками управления кадрового администрирования:
– трудовую книжку;
– справку по форме СТД-Р (в случае ведения трудовой книжки в электронном виде).
При необходимо в отделе учёта и начисления заработной платы, стипендии и социальных выплат управления планирования, анализа и бухгалтерского учета можно получить:
– справку по форме 182н о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращению работы;
– справку о доходах и суммах налога физического лица (справка 2-НДФЛ);
– сведения по форме СЗВ-СТАЖ (сведения о страховом стаже застрахованных лиц);
– справку о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы) для представления в органы службы занятости для пособия по безработице (при необходимости).
Адрес отдела учёта и начисления заработной платы, стипендии и социальных выплат управления планирования, анализа и бухгалтерского учета:
г. Ставрополь, ул. Пушкина, 1, лит. А1, корпус 1, каб. 326
Контактный телефон: (8652) 33-07-20 (доб. 1830)
График работы:
пн.-чт.: с 9:00 до 18:00
пт.: с 9:00 до 16:45
перерыв: с 13:00 до 13:45
Справки
Награды и поощрения
Служебный транспорт
Справочник сотрудника
Служебный транспорт
Описание
Автотранспорт СКФУ предназначен для использования в целях решения вопросов, связанных с выполнением трудовых обязанностей сотрудников, обеспечения деятельности СКФУ, а также обеспечения деятельности руководителей СКФУ, за которыми закреплено транспортное средство.
Как мне запустить заявку на автотранспорт?
Шаблон заявки
Скан-копия заявки подается в системе 1С «Документооборот».
При подаче заявки для обеспечения транспортного сопровождения мероприятия необходимо приложить скан-копию приказа о проведении мероприятия.
После подачи заявки заявитель связывается с диспетчером (31-32, 31-34) для подтверждения наличия свободного транспорта в необходимые сроки.
В какие сроки мне нужно запустить заявку на транспорт?
— для типов транспорта «легковой» и «микроавтобус» за 2 календарных дня до даты предоставления автотранспорта;
— для автобуса категорий М2, МЗ (от 8 посадочных мест и более) либо грузового или специализированного автотранспорта — за 3 календарных дня до даты предоставления автотранспорта;
— при планировании перевозки лиц, не достигших совершеннолетнего возраста — не менее чем за 15 дней до даты предоставления автотранспорта;
— при планировании использования автотранспорта в выходные праздничные дни — не менее чем за 2 рабочих дня до даты предоставления автотранспорта
Важно: Поступившие в службу автотранспортного обеспечения заявки выполняются в соответствии с очередностью их поступления (приоритет имеет заявка, поступившая раньше).
Транспорт для использования в служебной командировке предоставляется по письменной заявке при соблюдении следующих условий:
— согласование заявки на предоставление автотранспорта с директором по развитию инфраструктуры;
— предоставление заявки в службу автотранспортного обеспечения не менее чем за 10 рабочих дней до дня выезда в служебную командировку.
Могу ли я использовать транспорт в нерабочее время?
Использование транспорта в нерабочее время и праздничные дни для решения вопросов, связанных с исполнением должностных обязанностей работников СКФУ, обеспечением деятельности СКФУ разрешается при согласовании письменной заявки начальником службы автотранспортного обеспечения, по согласованию с директором по развитию инфраструктуры.
Командировки
Оформление доверенности
Справочник сотрудника
Оформление доверенности
Какие виды доверенности мне могут быть выданы?
— доверенности от имени университета, выдаваемые за подписью ректора, с приложением печати университета;
— нотариально удостоверенные доверенности.
Как я могу получить доверенность?
Доверенности в Университете оформляются на основании служебной записки с резолюцией ректора (проректора, курирующего соответствующее направление деятельности) разрешающей оформление доверенности.
Срок подготовки доверенности — 3 рабочих дня с момента поступления правильно оформленной служебной записки с приложением необходимых документов.
Служебная записка запускается в системе 1С: Документооборот.
Как я могу продлить доверенность?
В случае истечения срока действия доверенности и необходимости продления полномочий, делегированных ректором по доверенности, должностное лицо на чье имя выдана доверенность, обязано заблаговременно, не менее чем за 5 рабочих дней до истечения срока ее действия оформить служебную записку о продлении доверенности.
Служебная записка запускается в системе 1С: Документооборот.
Оказание услуг по хозяйственной части
Справочник сотрудника
Оказание услуг по хозяйственной части
Описание сервиса
В университете действует единый сервис оказания услуг по хозяйственной части. Вы можете воспользоваться этим сервисом по следующим вопросам:
— оставить отзыв о санитарном состоянии мест питания, общежитий и учебных корпусов
— оставить заявку на мелкий ремонт мебели в помещениях общежитий и/или учебных корпусов, а также на ремонт системы отопления и кондиционирования
Как я могу воспользоваться данным сервисом?
Чтобы воспользоваться единым сервисом оказания услуг по хозяйственной части необходимо перейти по ссылке ниже и авторизоваться под своей корпоративной учетной записью.
Перейти
Процедура трудоустройства
Справочник сотрудника
Процедура трудоустройства
Как проходит процедура трудоустройства
При приеме на работу необходимо:
- Заполнить и согласовать заявление о приеме
- Подготовить и предоставить необходимые документы в Отдел по работе с сотрудниками (ауд. 203, 205, 207, корп.1)
Список необходимых документов при трудоустройстве.
- Ознакомиться с основными локальными нормативными актами СКФУ
- Получить направление на медицинский осмотр в Отделе по работе с сотрудниками (ауд. 203, 205, 207, корп.1)
- Пройти вводный инструктаж по:
- Охране труда (1 корпус, ауд.212.)
- Гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям (9 корпус, ауд. 211 или ауд. 109; с 10:00 до 15:00.)
- Подписать трудовой договор в Отделе по работе с сотрудниками (корпус 1, ауд. 203, 205, 207)
- Ознакомиться с приказом о приеме в Отделе по работе с сотрудниками (корпус 1, ауд. 203, 205, 207)
- Получить пропуск
Сроки хранения должностных инструкций
Должностная инструкция является одним из важнейших документов, регулирующих трудовую функцию работника в организации. Она определяет круг его функциональных обязанностей, устанавливает права работника, квалификационные требования и формирует порядок подчиненности в фирме. В связи с этим важно решить вопрос, где и в течение какого срока по закону в организации должны храниться должностные инструкции и их копии.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Должностные инструкции хранятся по правилам, определённым законами и приказами.
- Место хранения выбирает сама организация.
- Есть типовые инструкции и инструкции личного характера с разными сроками хранения.
- После окончания срока, документы архивируют или уничтожают.
- Длительное хранение инструкций может помочь в судебных спорах или при установлении трудового стажа.
НПА, регламентирующие срок хранения должностных инструкций
Следующие нормативно-правовые акты регламентируют срок, в течение которого хранятся должностные инструкции (ДИ) сотрудников в фирме:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 8).
- Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004.
- Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019.
- Ведомственные нормативные акты, регулирующие место и срок, в течение которого хранятся ДИ в организациях, относящихся к определенной сфере (например, Приказ МВД № 50 от 01.02.2018).
- Локальные нормативные акты фирмы.
Где должны храниться должностные инструкции сотрудников
Место хранения действующей должностной инструкции законом не определено. Конкретное место, где хранится ДИ, определяется локальными нормативными актами организации (например, положение о должностных инструкциях). В период действия ДИ находится в месте ее применения. В большинстве случаев ее хранят в кадровом подразделении — в сейфе или несгораемом шкафу. Если ДИ имеет персональный характер, то ее хранят в личном деле сотрудника.
Следует отличать подлинник ДИ, на котором стоит подпись сотрудника о его ознакомлении с документом, и копии, которых допускается изготовить несколько.
Копии должностной инструкции хранятся в подразделении, где работает сотрудник. Они необходимы непосредственному руководителю для использования в работе. Например, для уточнения круга обязанностей подчиненного сотрудника и его прав. Копию документа допускается передавать работнику. Копии ДИ в таком случае должны храниться на рабочем месте сотрудника.
После окончания срока действия ДИ, разработки новой или увольнения сотрудника, если документ носил персональный характер, она передаётся на хранение в архив.
Может пригодиться:
- как подготовить документы к архивному хранению;
- как вести архивное делопроизводство.
Сколько хранятся должностные инструкции работников
В соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 работодатели обязаны хранить архивную документацию по личному составу. Данная обязанность распространяется как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей.
Срок, в течение которого фирма обязана хранить ДИ в архиве, зависит от ее вида. Росархивом установлены следующие сроки:
- Для типовых ДИ — три года с момента их замены новыми.
- Для индивидуальных ДИ, которые закончены делопроизводством до 01.01.2003, — 75 лет.
- Для индивидуальных ДИ, которые закончены делопроизводством после 01.01.2003, — 50 лет.
Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания должностных инструкций делопроизводством. После истечения сроков хранения они уничтожаются.
Подробнее: как уничтожить документы с истекшими сроками хранения
Выписка из приказа Росархива от 20.12.2019 № 237 о сроках хранения должностной инструкции
Многих работодателей интересует, зачем хранить так долго ДИ, если работник уволен. Такой длительный период, в течение которого фирма обеспечивает сохранность кадровой документации, вполне оправдан. Нередко конкретно ДИ спустя многие годы помогают работникам отстоять свои права.
В моей практике был случай, когда в споре с Пенсионным фондом суд признал особый характер работы сотрудницы, исходя из содержания должностной инструкции. И здесь потребуется оригинал, хранящийся в архиве организации. Копия, которая находится у работника, в качестве доказательства суд не примет. Именно благодаря этому документу удалось добиться для клиентки назначения страховой пенсии по старости досрочно, хотя с момента увольнения из организации прошло более 25 лет.
На заметку: как подтвердить трудовой стаж
Часто задаваемые вопросы по срокам и о месте хранения должностной инструкции сотрудника
-
Где должны храниться ДИ в организации?
В месте, которое определяется локальными нормативными актами фирмы.
-
Может ли ДИ храниться у работника?
Нет, работнику допускается передавать только копию документа.
-
В течение какого срока хранятся ДИ?
Период хранения определяется законом и зависит от вида документа. Типовые надлежит хранить три года, индивидуальные — 50 либо 75 лет.
-
Зачем фирме хранить ДИ в течение такого долгого периода?
Они помогут разрешить возникший трудовой спор между организацией и сотрудником, подтвердить работнику стаж при назначении пенсии.
Алешина Ольга
Адвокат
Закончила Владимирский государственный университет в 2005 году. С 2011 года по настоящее время являюсь адвокатом.
Все статьи автора
Вам может быть интересно: