Пошаговая инструкция проведения инвентаризации на складе

Инвентаризация товаров на складе — это проверка для уточнения данных о хранящихся на нем товарных запасах и материальных ценностях. Результаты исследования сопоставляются с информацией, указанной в бухгалтерских и финансовых документах. Такая ревизия позволяет своевременно выявить излишки и кражу на производстве.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Когда обязательно проводить инвентаризацию склада

Различают плановую и внеплановую проверку. Первая разновидность процедуры проводится 1 раз в год по утвержденному графику. Второй тип ревизии назначает руководство фирмы или контролирующие органы при наличии особого обстоятельства.

Перечень особых случаев прописан в ФЗ № 402 от 2011 г. К таким ситуациям относят:

• смену руководства или передачу права владения и управления компанией;
• сокращение более 50% штата работников;
• перевод организации в другую форму собственности;
• факт хищения, незаконного использования имущества, порчи;
• полное или частичное уничтожение запасов в результате ЧП.

Под ЧП подразумевают события, связанные с форс-мажорными происшествиями. К ним относят наводнения, пожар, ураган и прочие бедствия, не связанные с человеческим фактором. Ниже рассмотрим, как правильно проводится инвентаризация на складе, какие документы оформляются по завершении мероприятия.

Документы для скачивания.

• Распоряжение (форма ИНВ-22) — постановление руководителя обо всех шагах, которые необходимо предпринять относительно мероприятия. На крупных предприятиях по разным видам складских запасов допускается оформление нескольких экземпляров формы. Чаще всего большое количество распоряжений создают при необходимости проведения ревизии на нескольких помещениях в пределах одной компании. Скачать образец ИНВ-22 (.xlsx)
• Инвентаризационная опись ТМЦ (форма ИНВ-3) — необходима в 2 экземплярах для фиксации итога по факту подсчета изделий. Хранятся бумаги у проверяемого работника и в бухгалтерии. Скачать образец ИНВ-3 (.xlsx)
• Акт инвентаризации ТМЦ (форма ИНВ-4), выданных ранее (форма ИНВ-4) — заполняется для полученных наименований, по которым нет оплаты. По таким позициям существуют особые условия перехода прав владения. В бланке их классифицируют по двум категориям: не получена выручка из-за просрочки и в связи с не наступлением даты оплаты.Скачать образец ИНВ-4 (.xlsx)
• Опись ТМЦ, которая хранятся у ответственного за сбережение работника (форма ИНВ-5) — учитываются все запасы. В расписке к бланку указывается, какие наименования необходимо оприходовать или списать. Факты разногласия с данными учета в бухгалтерии прописывают в ведомости (форма ИНВ-19). Скачать образец ИНВ-5 (.xlsx)
• Акт ревизии ценностей, не прибывших на склад (ИНВ-6) — уместен для учета изделий, которые не доставлены из-за длительной транспортировки, доставляются, их декларируют с соответствующими пометками в период инвентаризации товара на складе, как правильно провести такую проверку, рассмотрим подробнее ниже. Скачать образец ИНВ-6 (.xlsx)

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Сроки проведения инвентаризации

Полную проверку проводят не реже 1 раза в год, а также по необходимости всего предприятия или выборочно. Ее назначают в срок с 1 октября по 31 декабря. Проверка должна пройти до момента формирования отчетов за год. Если бухгалтерские итоговые документы составлены без инвентаризационной ревизии, налоговая инспекция вправе оштрафовать руководителя или главного бухгалтера на 10 тысяч рублей.

Кто проводит инвентаризацию склада

Контроль остатков выполняется по инициативе руководителя компании для сличения фактического количества запасов с итоговыми данными, указанными в документах. Мероприятие позволяет установить естественную убыль, возникающую в процессе порчи и прочих причин, не связанных с человеческим фактором, арифметические и технические ошибки в первичной документации, пересортицу, недостатки и избытки.

Порядок проведения инвентаризации на складе регламентирован положениями Методических указаниях, утвержденных Приказом № 49 Минфина от 13.06.1995 г., при обнаружении факта кражи или подозрения хищения задействуются сторонние службы. К ним относятся независимые экспертные комиссии, аудиторы, представители правоохранительных органов и налоговой службы. Представителей каждого вида инспекции включают в состав комиссии фирмы и утверждают изданием специального распоряжения.

Состав комиссии

Пересчет проводится в присутствии сотрудника, отвечающего за хранение, но в состав комиссии его не включают. Это утверждается приказом, изданным руководителем. На небольшой фирме назначают не менее трех человек, на крупном предприятии — от 6 человек. Рекомендуется назначать в состав таких специалистов:

• главного бухгалтера либо его зама;
• руководителя или заместителя компании;
• начальника подразделения;
• представителя отдела логистики;
• работника службы безопасности или охраны фирмы;
• сотрудника, отвечающего за соблюдение трудовых прав.

Состав комиссии при проведении инвентаризации на складе подбирается по усмотрению руководителя. Задача — обеспечить эффективный пересчет. На ревизии должен присутствовать инвентарь, необходимый для взвешивания, пересчета, а также соответствующая техника для пересчета и транспортировки. Если количество сотрудников в комиссии утверждено меньше минимально допустимого количества, результаты мероприятия будут признаны недействительными.

Виды инвентаризации

Полный контроль запасов предполагает пересчет и сличение всего имущества на предприятии. Проверке подлежат также объекты, которые фирма арендует.

Частичная ревизия — исследование только некоторых товаров и ценностей. Если в процессе мероприятия выявляется недостача, спектр проверки расширяется.

Выборочная — подразумевает пересчет только определенных видов запасов или ценностей.

Плановая — назначается согласно утвержденному графику. Список исследуемых объектов определяется руководителем.

Подготовительные работы

В складском помещении наводят порядок. У многих возникает вопрос: с чего начать, как провести инвентаризацию на складе эффективно. Изначально подготавливаются документы для комиссии, связанные с приходом, списанием, движением и прочими операциями (порча, утеря, расход) за проверяемый период.

В бумагах, относящихся к предыдущему подотчетному периоду, проставляют отметку «До инвентаризации». Подготовка их позволяет ускорить процесс ревизии и своевременно обнаружить расхождение факта с первичным документом.

Материально ответственное лицо отдает отсортированный пакет бумаг комиссии под подпись. Ко всем описям прилагают документы о запасах, списанных в расход. Списание заверяется подписью.

Порядок проведения инвентаризации склада

Согласно правилам проведения инвентаризации на складе подготавливают сличительные ведомости. В процессе пересчета в них будет вноситься текущая информация, связанная с несоответствием по факту со сведениями в документах. Данные заносятся в единый реестр, в который записывают все ведомости и описи. По окончании процедуры формируют заключение согласно информации в реестре.

Товары, которые находятся в складском помещении временно, фиксируют в отдельной ведомости. Все факты несовпадения, в том числе отсутствие, обязательно записываются. Материально ответственное лицо должно быть на рабочем месте во время оформления такого разногласия. При обнаружении неоднозначных ситуаций проводят повторное сличение экземпляров с информацией из сформированного отчета.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Шаг 1. Оформить приказ о проведении инвентаризации

Издание приказа является началом инвентаризационного процесса. Распоряжение составляется в произвольной форме, либо на бланке (ИНВ-22). В нем прописывается причина проведения проверки, состав комиссии, перечень проверяемых запасов или объектов, дата и срок выполнения.

Образец документа

Приказ составляется в соответствии с нормами делопроизводства в печатном варианте по образцу. Это распоряжение дается для ознакомления всем членам инвентаризационной комиссии под подпись на документе.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Шаг 2. Ревизия имущества

Ревизия склада — это выявление фактического наличия запасов и остатков. Сведения записывают в описи по разделам: вид товара, сорт, артикул и прочие важные идентификационные данные согласно пункту 3.15 Методических указаний. Сличение осуществляется посредством перевешивания, перемеривания. информация заносится в ведомость только по факту пересчета, не допускается запись со слов, в том числе заинтересованного лица. Обязательной ревизии подлежат:

• наименования в пути;
• выданные товары, оплата по которым ним не получена;
• ценности компании, хранящиеся на территории других фирм;
• материалы, переданные для переработки в другие организации.

Тара исследуется комиссией по виду, состоянию и цели использования согласно пункту 3.26 Методических указаний. Если в период проведения процедуры необходимо получить новые товары, их принимают в присутствии комиссии и ставят на приход по окончании инвентаризационной проверки. Факт получения фиксируется в отдельной ведомости.

Если регламент проведения инвентаризации на складе нарушен, сроки проверки затянулись, отпуск продукции допускается после письменного разрешения руководства. Отпущенный товар фиксируется в отдельную ведомость, а выдача выполняется в присутствии комиссии. Если у материально ответственного лица в распоряжении несколько складских помещений, проверка выполняется постепенно. После окончания ревизии помещения его опечатывают пломбиратором и переходят к осмотру следующего.

Шаг 3. Оформление результатов инвентаризации склада

Результаты инвентаризационной ревизии оформляются пакетом документов:

• опись (ИНВ-3);
• документ о проверке отгруженных товаров (ИНВ-4);
• акт расчетов за позиции в пути (ИНВ-6);
• сличительная ведомость (ИНВ-19).

Формируются бумаги, подтверждающие факты недостачи. Если виновное лицо не установлено, такое несоответствие фиксируют проводками:

• ДТ2 КТ1;
• ДТ94 КТ1;
• ДТ91/2 КТ64.

Существуют пределы недостачи, которые можно отнести к производственным издержкам. Если количество недостающего товара превышает допустимые нормы, дополнительно назначают расследования с целью выявления виноватых лиц и причин несовпадения. Если комиссия установила виновника недостачи, информацию помечают такими проводками:

• ДТ73 КТ94;
• ДТ50 КТ73.

Излишки оформляются проводкой ДТ1 КТ91/1. У многих возникают сложности с оформлением итоговых документов по ревизии на складе, как проводится завершающий этап, рассмотрим далее.

Как провести инвентаризацию товаров на складе в 1С с помощью ТСД? Воспользуйтесь нашей инструкцией, чтобы узнать, как легко и быстро проводить инвентаризацию по штрихкодам и сканерам в 1С. Инвентаризация с ТСД в 1С — инструкция.

Завершение мероприятия

После составления итоговой документации по результатам проверки формируется протокол о работе комиссии и выполняется расчет расхождений в денежном эквиваленте. Этот показатель может подтвердить убытки или экономию на производстве. Причиной недостачи бывает ненадлежащее хранение, кража, халатность ответственного за ценности лица. Избытки (экономия) в большом размере появляются в результате недобросовестной работы сотрудников или мошеннических действий с первичными документами или программами учета.

Лица, признанные виновными в появлении несоответствий факта с учетными данными, подлежат материальной ответственности. Они компенсируют убытки посредством возмещения положенных сумм из заработка в объеме согласно положениям договора о материальной ответственности и контракта. Руководитель вправе понизить виновную сторону в должности, а при хищении в крупных размерах уволить с предприятия по соответствующей статье Трудового Кодекса или передать дело в правоохранительные органы.

Сверка фактических данных с учетными

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Сверка товаров по факту с учетными данными может проводиться посредством ручного пересчета, механического взвешивания либо с задействованием терминала, позволяющего сканировать штрихкод и вносить информацию в базу.

Ручной подсчет уместен для частичной или выборочной проверки, а также при выполнении ревизии на маленьком складе. Автоматизированный пересчет позволяет уменьшить срок проведения мероприятия. Подробнее >>

Автоматизация инвентаризации

Используется для замены сличения вручную на сбор информации с задействованием оборудования. Такая ревизия позволяет снизить вероятность неточностей, связанных с человеческим фактором. Процесс маркирования является трудоемким. Компания «Клеверенс» предлагает обновленные программы, например, Склад 15 — для работы по новым условиям отчетности, а также проекты по маркировке разных товарных групп.

Для считывания стикеров и штрихкодов используют специальные мобильные считыватели. Остатки пересчитываются через терминал базы данных. Информация вносится в базу автоматически по каждой единице товара. К достоинству автоматизированной проверки «Клеверенс» относят:

• сокращение времени на сбор и обработку информации в 2 раза;
• не требуется закрытие склада на период ревизии;
• отсутствуют ошибки из-за человеческого фактора;
• затраты на внедрение автоматизации окупятся в течение 2 лет;
• риск искажения информации сводится к минимуму.

Внедрение автоматизации выполняется поэтапно. Изначально формируется база данных, в соответствующие разделы которой вносят информацию по имуществу, товарам, запасам и прочим материальным ценностям на предприятии. Каждая подотчетная единица маркируется стикером или штрих-кодом, позволяющим найти позицию в базе. Для считывания данных с таких наклеек используется сканер. Сведения обрабатываются и сохраняются в базе.

Факты совпадения фиксируются сразу, а информация о недостающих экземплярах или отсутствующих позициях становится доступной после завершения проверки. Терминал самостоятельно оповещает о недостаче. Полученные данные записываются в электронном формате и используются для расчетов и анализа. Компания Cleverence предлагает программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов, позволяющее маркировать изделия и отслеживать статистику, какие марки по данному наименованию поступают в складской комплекс.

Что запрещается делать при проведении инвентаризации запасов

Во время ревизии не допускается смешивание позиций, перенос на хранение в другие секции или помещения. На период проверки запрещается отпуск запасов и расходных материалов на производство за исключением ситуаций, когда необходимость выдачи подтверждена письменным разрешением руководителя.

Если опись выполняется в течение длительного промежутка времени, не разрешается пропуск на территорию сотрудников, в том числе заведующего отделом, без присутствия комиссии. По окончанию рабочего дня объект опечатывают с указанием точного времени на пломбе.

Инвентаризационная комиссия проводится перед составлением годовой итоговой документации. Результаты мероприятия подлежат обязательному документированию. По окончании проверки составляется протокол, который визируется подписью руководителя и печатью компании. Инвентаризация товаров на складе — это единственный способ подтвердить целостность сбережения материальных ценностей в складском помещении компании.

См. также:

• SKU: что это такое в торговле и продажах, расшифровка аббревиатуры, чем отличается от артикула.

Вопросы и ответы

Количество показов: 129070

Картинка с сайта: www.rbc.ru

Содержание:

• Что такое инвентаризация
• Виды инвентаризации
• Кто проводит инвентаризацию
• Процесс проведения инвентаризации: пошаговая инструкция
• Что делать с результатами инвентаризации
• Когда проведение инвентаризации обязательно
• Как работать с излишками и недостачами при инвентаризации
• Часто задаваемые вопросы
• Какие документы необходимо подготовить для инвентаризации

Что такое инвентаризация

Инвентаризация — это пересчет всех средств и активов компании: денег, акций и долгов, зданий, товара, сырья. Она нужна, чтобы обнаружить недостачи и задолженности, оценить точность данных бухгалтерского учета и понять состояние активов и обязательств компании.

Процедура инвентаризации регулируется несколькими нормативными актами, в основном изданными Минфином. Это Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (действуют до 1 апреля 2025 года), Федеральный стандарт бухгалтерского учета «Инвентаризация» (вступает в силу 1 апреля 2025-го) и другие документы.

Виды инвентаризации

Инвентаризация бывает плановая и внеплановая. Сроки плановой известны заранее, а внеплановая проводится по необходимости. Поводом могут стать разные ситуации: например, активы компании пострадали из-за ЧП, со склада что-то украли, или налоговые органы решили устроить в компании проверку. Но наличие уважительной причины не обязательно. Руководитель может объявить внеплановую проверку и просто по своему желанию.

По степени полноты инвентаризация делится на полную (сплошную) и частичную (выборочную). Полная затрагивает все средства предприятия. Планово ее проводят в конце отчетного периода (обычно года). В ходе частичной инвентаризации пересчитывают только конкретные товары или их группы. Например, руководство может попросить сотрудников проверить учет только дорогостоящих товаров.

Инвентаризация бывает обязательная и инициативная (по собственному желанию руководителя).

Картинка с сайта: www.rbc.ru

Цели и задачи инвентаризации

Инвентаризация необходима, чтобы:

• проверить точность бухучета и соответствие его данных действительности и, если надо, скорректировать их;
• убедиться, что в данных финансовой отчетности нет неточностей;
• предотвратить или вовремя выявить пропажу товаров и оборудования;
• обнаружить неучтенные активы, если они есть, и учесть их в документах;
• найти и списать имущество в плохом состоянии.

Кто проводит инвентаризацию

Обычно специально для этого создают инвентаризационную комиссию. В ее состав входят сотрудники разных отделов, чаще всего бухгалтеры, административный персонал и другие работники, например инженеры.

Иногда вместо инвентаризационной работает ревизионная комиссия, которая существует на некоторых предприятиях для контроля за их финансово-хозяйственной деятельностью.

Специальную комиссию можно не привлекать, если единственные сотрудники компании — это ее глава и бухгалтер (или вообще только глава) или если для инвентаризации нанимают внешнего аудитора.

Список материально ответственных лиц

Материально ответственные лица — сотрудники, которые непосредственно работают с имуществом компании. Это работники склада, продавцы и кассиры, бухгалтеры и сотрудники, которые используют и обслуживают оборудование. Если со склада или с прилавков что-то пропадет, руководство будет винить именно этот персонал.

Не любой сотрудник, который по работе как-то соприкасается с имуществом организации, становится ответственным материально. Для этого необходимо, чтобы работодатель подписал с ним договор о материальной ответственности или чтобы в трудовом договоре был пункт о полной материальной ответственности. Подписав такой документ, работник обязуется полностью возместить ущерб, если указанные в договоре предметы и ценности будут повреждены или пропадут. Во время инвентаризации материально ответственный сотрудник обязательно должен присутствовать при проверке наличия имущества, за которое он отвечает.

Картинка с сайта: www.rbc.ru

Сроки проведения инвентаризации

Ежегодную инвентаризацию обычно устраивают в последние месяцы года, до 31 декабря, но не раньше 1 октября. Конкретные даты остаются на усмотрение руководства, но завершить процесс необходимо до того, как будет подписана годовая отчетность. Каждый год комиссия проверяет, сколько в компании есть товара и сырья, денег и долгов.

Инвентаризацию основных средств, то есть активов с большим сроком эксплуатации, можно проводить раз в три года. К основным средствам относятся здания, оборудование, машины. Каждые пять лет разрешается инвентаризировать библиотечные фонды.

На Крайнем Севере и в приравненных к нему местностях (некоторые районы Алтая, Карелии, Бурятии, Тувы, Республики Коми, Забайкальского края, Томской области и нескольких других регионов России) инвентаризацию разрешается проводить, когда складские остатки минимальны. Власти ввели эту льготу, чтобы упростить процесс для компаний в тех частях страны, где климат суровый, а транспортная доступность плохая.

В случае внеплановой инвентаризации из-за ликвидации или реорганизации процесс должен завершиться до составления ликвидационного или разделительного баланса.

Процесс проведения инвентаризации: пошаговая инструкция

1. Когда руководитель решает провести инвентаризацию, он подписывает соответствующий приказ. Создается инвентаризационная комиссия. Бухгалтерия предоставляет актуальные документы о движении денег и других активов.
2. Материально ответственные лица дают расписки о том, что нужные документы на товарно-материальные ценности (ТМЦ) переданы в бухгалтерию, а само имущество учтено. На каждого из таких сотрудников пишутся описи ТМЦ.
3. Начинается проверка. Члены комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеряют имущество. На складах некоторые компании используют автоматические WMS-системы, чтобы упростить и ускорить процесс и разгрузить сотрудников. Всю информацию вносят в инвентаризационные описи.
4. Когда проверка окончена, эти списки сравнивают с данными бухгалтерского учета.

Что делать с результатами инвентаризации

Если инвентаризационная комиссия видит несоответствие между данными бухучета и реальной ситуацией, необходимо их проанализировать и понять, что случилось, а если надо — провести служебное расследование. В зависимости от причин расхождений к ответственности могут привлечь виновных либо в неправильном учете, либо в пропаже активов.

Меры могут быть как дисциплинарными, так и административными. Например, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету работника могут оштрафовать на сумму от 5 тыс. до 10 тыс. руб., за повторное такое нарушение — от 10 тыс. до 20 тыс. руб. С материально ответственных работников работодатель может взыскать ущерб от пропажи или порчи активов компании.

Независимо от причин данные бухучета после инвентаризации исправляют с учетом всех найденных расхождений (и излишков, и недостач).

Картинка с сайта: www.rbc.ru

Когда проведение инвентаризации обязательно

Инвентаризацию обязательно проводят:

• если имущество сдают в аренду или продают;
• если компанию реорганизуют или ликвидируют, а государственное или муниципальное унитарное предприятие — преобразуют;
• перед составлением годовой отчетности (кроме тех активов, которые инвентаризировали не раньше 1 октября отчетного года);
• если произошли хищения, порча имущества или другие злоупотребления;
• если в компании появились новые материально ответственные сотрудники или уволились старые;
• если произошли пожар, наводнение или другое бедствие и имущество могло пострадать.

Если на предприятии действует коллективная материальная ответственность, то инвентаризацию организуют по требованию любого человека из коллектива, а также если меняется руководитель или уходит более половины работников.

Как работать с излишками и недостачами при инвентаризации

Излишки нужно оприходовать, то есть признать в бухгалтерском учете их наличие.

Недостачи надо, наоборот, списать с баланса. Если недостача превышает установленные компанией нормы, то материально ответственный сотрудник должен будет возместить ущерб. Обычно эту сумму вычитают из зарплаты, а иногда работодатель заключает с материально ответственным лицом соглашение о добровольной компенсации ущерба. Если недостача незначительная, ее могут списать на издержки, и тогда сотрудников винить не будут.

Если работник отказывается платить, например потому что считает себя невиновным в недостаче или не согласен с объемом требуемой компенсации, стороны решают вопрос в суде.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оспорить результаты инвентаризации

Да, оспорить результаты возможно, но для этого сотрудник должен быть готов предоставить документы, которые подтверждают его правоту. Для начала можно попросить руководство провести повторную проверку. Если решить вопрос внутри компании не получается, сотрудник может обратиться в суд.

Картинка с сайта: www.rbc.ru

Как избежать типичных ошибок при проведении инвентаризации

• Одна из частых ошибок еще на начальном этапе — неправильное заполнение приказа об инвентаризации. Чтобы не допустить неточностей, необходимо проверить, верно ли в документе указаны обязательные данные (даты, состав комиссии, список материально ответственных лиц и т.д.), и убедиться, что получены все необходимые расписки.
• Другая серьезная проблема — отсутствие при проверке кого-то из состава инвентаризационной комиссии или материально ответственных лиц. Если хотя бы один из заявленных в документах людей не пришел и руководитель по какой-то причине не смог сразу же заменить этого человека на другого сотрудника, инвентаризацию лучше отложить — иначе результаты проверки могут признать недействительными.
• Непосредственно во время проверки важно не забыть провести инвентаризацию резервов.
• Помещение, в котором идет инвентаризация, должно опечатываться каждый раз, когда комиссия его покидает.
• В отдельных описях должно учитываться имущество, которое поступает на склад и отпускается во время инвентаризации.
• После окончания проверки нужно убедиться, что описи, протокол итогового заседания комиссии и другие документы правильно заполнены. Указанные в них даты должны совпадать с реальной хронологией инвентаризации.

Какие документы необходимо подготовить для инвентаризации

Сначала подписывается приказ о проведении инвентаризации. К ее началу нужно подготовить все учетные документы о движении денег, товаров и других активов.

В процессе проверки комиссия ведет инвентаризационные описи. В них записывается, какое имущество действительно есть у компании и в каком оно состоянии. Затем формируют сличительные ведомости, в которых результаты проверки сравниваются с данными бухгалтерского учета. После этого сравнения составляется ведомость расхождений, в нее записывают все обнаруженные излишки и недостачи.

Финальный документ — акт о результатах инвентаризации. В нем обобщаются итоги проверки.

Что будет, если не делать инвентаризацию

Устраивать ежегодную инвентаризацию должны все компании, которые ведут бухгалтерский учет, но ни уголовной, ни административной ответственности за ее непроведение в России нет.

Инвентаризация – как провести на предприятии и правильно оформить

Audit-it.ru

Нормативная база

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

• при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

• при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

• при ликвидации или реорганизации организации.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

• представители администрации организации;

• работники бухгалтерской службы (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);

• другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должны входить как минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны.

Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

• наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

• виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

• состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 — 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

• по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

• по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

• по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

• по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

• по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

• по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н):

• если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

• если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.

Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

• или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

• или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

• или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

• или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

Выявлены излишки имущества

Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

• или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

• или отчетом независимого оценщика.

Проводка в бухгалтерском учете будет такая:

Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Специально для Audit-it.ru

Как вы в компании инвентаризируете склад? Формально на бумаге без реального пересчета активов? Зря. Есть примеры, когда из-за такого подхода исчезали цистерна бензина и несколько колесных пар к трамвайным вагонам. В статье рассказываем, почему инвентаризация склада хоть и муторна, но важна, как дроны и штрихкоды ускорят процесс и как правильно оформить результаты, чтобы налоговики не придирались.

Проведение инвентаризации на складе: зачем это нужно и каковы этапы процесса

Как в компании понимают, что у них на складе есть товар «А»? Из учетной системы. Если остаток по товару ненулевой, значит, он должен где-то быть. А должен ли? Ведь данные бухучета иногда живут своей жизнью: по документам складская картина мира одна, а по факту – совсем другая.

Почему? Потому что когда в 1С вбивали данные накладных на приход, то ошиблись с артикулом и теперь один товар будто бы лишний, а другого не хватает. Потому что нечистый на руку кладовщик потихоньку сливал бензин из цистерны компании в свою канистру и однажды слил вообще все. Потому что экспедитор забыл отдать товаросопроводительные документы в бухгалтерию, там не приняли партию материалов к учету и теперь их словно вообще не существует.

Чем больше таких историй, тем сильнее будут отличаться бухгалтерские цифры от реальной ситуации.

Вернуть бухучет «на землю» помогает инвентаризация. Идем на склад, смотрим, что там лежит, пересчитываем и перевзвешиваем. Так узнаем настоящее положение дел, сравниваем его с бухгалтерскими данными, фиксируем излишки или недостачи. И заодно ловим двух зайцев:

К примеру, итоги «всамделишной», а не формальной инвентаризации открывают глаза руководству на масштабы прямого воровства и прочие ухищрения сотрудников.

Вот парочка ситуаций для иллюстрации того, как оно бывает.

Первая. Компания позвала аудиторов, чтобы они провели независимую инвентаризацию. В том числе требовалось подсчитать объем щебенки, которая хранилась на предприятии много лет. Аудиторы попросили бульдозериста выровнять щебеночную насыпь, чтобы было легче провести замеры и потом применить расчетную формулу для объема конуса. В процессе работы бульдозер невзначай откопал в щебенке кем-то спрятанную там бочку с топливом.

Вторая. В ходе инвентаризации аудиторы нашли излишки материалов, которые в 1С значились как списанные. Стали разбираться, кто и куда оформлял списание. Оказалось, что это сотрудники ремонтного подразделения составляли фиктивные акты на выполненные работы. Проверка от аудиторов застала их врасплох, поэтому они не успели вывезти складские излишки и сбыть их налево, как это делали раньше.

Мы привели эти реальные истории затем, чтобы показать, формальная инвентаризация – зло. Никем не контролируемые работники могут начать воровать, на складе разведется бардак и потери бизнеса будут исчисляться миллионами.

Раз все так серьезно, давайте разбираться, как правильно и эффективно инвентаризировать склад. Расскажем про пять этапов процесса:

Смотрите, какие еще статьи есть на нашем сайте по связанным темам:

Этап 1. Когда проводится инвентаризация

Сначала вспомним, когда инвентаризируются активы компании. Тут все зависит от вида инвентаризации – обязательной или добровольной.

Обязательная проводится тогда, когда велит буква закона. Сама эта «буква» прописана в таких документах:

И это такие ситуации (см. рисунок).

Картинка с сайта: upr.ru

Рисунок. Когда надо проводить обязательную инвентаризацию

Добровольная инвентаризация проводится в прочих случаях. Она нужна для дополнительного контроля за активами, для профилактики воровства и учетных ошибок.

Допустим, руководитель решает, что хорошо бы проверять кассу в последний рабочий день каждого месяца, а товары со стоимостью свыше 100 тыс. руб. – раз в квартал. Его решение записывается в учетную политику, положение по инвентаризации или еще в какой-то внутренний приказ. Так и определяются даты пересчета активов в добровольном порядке.

Важные нюансы этапа:

Этап 2. Кто входит в состав комиссии и какие документы оформить перед инвентаризацией

До начала инвентаризации не забудьте о трех вещах:

А теперь давайте подробнее про эти моменты.

Про состав комиссии

В инвентаризационную комиссию входят:

В идеале позвать бы еще внутреннего аудитора, если он есть в штате. А еще идеальнее, если этот аудитор окажется внешним – от сторонней компании. Результаты инвентаризации с его участием для налоговиков и судов будут иметь больший вес в силу его независимости.

Не включайте в комиссию материально ответственного. Иначе получится, что он будет проверять сам себя.

А еще позаботьтесь о резервном составе на тот случай, если кто-то из членов комиссии заболеет. Это важно, ведь отсутствие даже одного из них сделает результаты пересчета недействительными.

Резервный состав пропишите в том же приказе, что и основной. И если кто-то взаправду захворает во время инвентаризации, срочно замените его «резервистом» и про это издайте отдельный приказ об изменении состава комиссии.

Да, бумаг много, но лучше «заморочиться» с ними. Иначе может получиться что-то такое:

Приказ, в котором вы зафиксируете комиссию, составляйте в произвольной форме или на унифицированном бланке ИНВ-22.

И пóмните: если в компании трудится лишь один директор, тогда инвентаризационную комиссию не создать. Это так, потому что в ней должно быть минимум два человека – председатель и еще кто-то.

Про участие материально ответственного лица

Материально ответственный обязан присутствовать при инвентаризации. Это логично, ведь проверяются активы, за которые он отвечает.

До начала инвентаризации МОЛ:

В ходе инвентаризации возможны два форс-мажора из-за МОЛ (таблица 1).

Таблица 1. Какие форс-мажоры могут случиться с материально ответственным лицом

Про формирование бланков инвентаризационных описей

Результаты пересчета ценностей комиссия записывает в инвентаризационные описи. Поэтому бланки описей готовятся заранее – до того, как члены комиссии отправятся на склад.

Нужны два экземпляра. Один пойдет в бухгалтерию для отражения излишков или недостач на счетах, а другой останется у МОЛ.

Как уже отмечали, сложностей с распечаткой описей нет. Они формируются в бухгалтерской программе, где сразу же вписываются все артикулы. Но есть один нюанс, к которому могут придраться налоговики. Суть в следующем: в 1С встроены инвентаризационные описи из «древнего» постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88. С 01.01.2013 применять этот документ не обязательно. Поэтому компания должна:

Иначе инспекторы уцепятся за то, что организация использует неутвержденную первичку.

К слову, постановление Госкомстата предлагает такие формы описей для инвентаризации склада:

Этап 3. Как технически проводится пересчет активов

Есть две основных причины, по которым склады инвентаризируются формально:

Однако выше мы уже писали, во что выльется формальный подход к процессу. Поэтому инвентаризацию лучше проводить, чем игнорировать. Тем более, что сейчас в этом помогают технические решения. Давайте узнаем, какие именно.

Штрихкоды, чтобы не вписывать артикулы вручную

С помощью штрихкодов фактическое количество товаров вносится в учетную систему автоматически. Работникам не нужно вручную записывать цифры в опись, а потом так же вручную забивать излишки и недостачи в 1С или другую бухгалтерскую программу. Это очень экономит время.

Штрихкодирование для инвентаризации реализуется так:

RFID-метки, чтобы не считать одни и те же запасы повторно

RFID – это Radio Frequency Identification или радиочастотная идентификация. Суть RFID-меток в том, чтобы записать на чип информацию о товаре, прикрепить чип на этот товар, а затем отслеживать его перемещение через радиосигнал.

Общий принцип RFID-меток в инвентаризации похож на штрихкодирование, но более продвинут сразу по нескольким параметрам. Например:

Однако есть и недостаток: RFID-метки обойдутся дороже, чем штрихкоды.

Дроны, чтобы не двигать коробки и не лазить на высоту

Дроны во время инвентаризации помогают так:

Если возможности вашего бизнеса не позволяют закупаться дронами и RFID-метками, тогда возьмите на вооружение два других подхода. Они не такие технологичные, но тоже эффективные.

Зонирование склада, чтобы знать, где уже все посчитали

Для инвентаризации склад делится на зоны пересчета под каждый вид товара. Схема с зонами распечатывается и на ней отмечаются участки, где проверка уже завершилась, а где пересчет еще предстоит. Такая визуализация помогает председателю инвентаризационной комиссии. Он видит, где нужна подмога и может перераспределить работников так, чтобы закончить процесс вовремя.

Выборочная инвентаризация, чтобы не копаться во всех ящиках

Выборочная проверка не противоречит нормативке, поэтому можно инвентаризировать товары не сплошняком, а лишь некоторые. А затем распространить полученные результаты на вообще все товары. Например, в пятидесяти проверенных запасах нашли один недостающий, значит, в оставшихся непроверенных двухстах этот результат сохранится. Среди них тоже будет одна недостача на каждую полусотню, то есть всего – 4 штуки.

Вообще, выборка родом из статистики и строить ее надо умеючи. Допустим, если проверить только те коробки, что стоят рядом с дверью, а вглубь склада не заходить, то велика вероятность, что в той глубине как раз и будет черная дыра недостач. Правило тут такое: у каждого элемента проверяемой совокупности должна быть равная вероятность попасть в выборку, и без разницы, где этот элемент находится – прямо под ногами или на пятой полке стеллажа.

И еще момент: нужно решить, сколько именно и каких элементов отбирать для проверки. Вот возможный вариант:

Этап 4. Что такое излишки и недостачи и куда их записывать

Излишки – это активы, которые фактически есть, а по бухгалтерским документам отсутствуют. Недостачи – это активы, которых фактически нет, но на бухгалтерских счетах они значатся.

Инвентаризация как раз и затевается ради поиска излишков или недостач. Если они обнаруживаются, бухгалтерия пишет проводки:

Чтобы бухгалтер мог сделать проводку, ему нужен документ. В случае с инвентаризацией таких документов будет целый ворох. Вот такой:

Давайте разберемся, зачем и как их составлять.

Инвентаризационная опись

Выше отмечали, что бланки описей формируются до начала инвентаризации. Что происходит с ними дальше? В ходе проверки работники вписывают в них фактическое количество. Если компания использует штрихкоды или RFID-метки, факт вносится в описи в автоматическом режиме.

По итогам инвентаризации проверьте, чтобы:

Сличительная ведомость

Сличительная ведомость составляется лишь тогда, когда есть расхождения между фактическим и учетным количеством запасов, про которое вы узнали из инвентаризационной описи.

Форму ведомости разработайте сами и утвердите в учетной политике. Или возьмите готовый шаблон под номером ИНВ-19 из постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Про его применение тоже напишите в учетной политике, а то налоговики решат, что вы используете неустановленную первичку.

По аналогии с описью ведомость составляется в двух экземплярах: один нужен бухгалтерии, второй – материально ответственному.

В сличительной ведомости окончательные расхождения в количестве подсчитываются в три этапа:

С пересортицей будьте особенно внимательны, потому что покрыть недостачу излишком можно лишь при одновременном выполнении шести условий:

Если условия не соблюсти, то налоговики могут придраться и решить, что нехватка товара – это на самом деле безвозмездная реализация и с нее надо платить НДС. Такие прецеденты уже есть.

Чтобы придирок от ИФНС не было, в некоторых компаниях в дополнение к сличительной ведомости пишут пояснительную записку. В ней указывают, точно ли зачитываемые ценности относятся к одному виду и с чем связана допущенная пересортица.

Сличительную ведомость подписывают бухгалтер, который ее составляет, и материально ответственный.

Ведомость учета результатов инвентаризации

Это еще одна «бумажка», в которой выводится окончательный итог инвентаризации и фиксируется, куда спишут недостачу. Вот четыре возможных варианта, что делать с отсутствующими ценностями:

С формой ведомости учета результатов инвентаризации – та же история, что с инвентаризационной описью и сличительной ведомостью. Или придумывайте ее сами и утверждайте в учетной политике. Или берите готовый шаблон ИНВ-26 из постановления Госкомстата, но тоже закрепляйте его применение в учетной политике.

У ведомости есть три особенности:

Приказ об утверждении результатов инвентаризации

Приказ составляется, если при инвентаризации нашли излишки или недостачи. Это обязательный документ, потому что про него хоть и не прямо, но написано в п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

В нашем вольном пересказе этот пункт звучит так: «Руководителю передаются предложения о том, куда деть найденные расхождения, а он решает, какое из них выбрать». Такой выбор и прописывается в приказе.

Для приказа нет унифицированной формы, поэтому сочините его сами. Например, так:

«Приказываю:

Приложениями к приказу будут:

Целая куча бумаг, правда же? И это еще не все. Например, чтобы списать недостачу в налоговые расходы потребуются документы от ОВД или МЧС. Для них есть свои нюансы, поэтому вынесли их в отдельный этап.

Этап 5. Какие документы и у кого получить, чтобы списать недостачу в налоговом учете

Недостачу можно списать в налоговые расходы, а значит, уменьшить налог на прибыль. Именно поэтому налоговики особенно внимательны к документальному подтверждению недостач. Если они посчитают, что вы не обосновали причину выбытия активов, то доначислят налог на прибыль, НДС, а сверху докинут пени и штраф.

Чтобы такого не случилось, давайте разберемся:

Какие недостачи учитываются в налоговых расходах

Вот три вида недостач, которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (таблица 2).

Таблица 2. Недостачи, которые можно списать в налоговые расходы

Заодно отметим, что пересортица как явление в налоговом учете не существует. Зачесть недостачу излишком можно только в бухучете. В налоговом учете нужно признать самостоятельные:

Какими документами подтвердить причину недостачи

Вид недостачи определит, какие документы понадобятся, чтобы включить ее в налоговые расходы (см. таблицу 3).

Таблица 3. Какую недостачу можно списать в налоговые расходы и какие документы нужны

Ошибки процесса: когда инвентаризация на складе предприятия окажется сомнительной по мнению налоговиков

Многое про то, как не надо, мы уже написали. Но осталось еще пять ошибок, которые тоже критичны. Если вы их допустите, то налоговики посчитают инвентаризацию формальной, оштрафуют за недостоверную отчетность, снимут расходы по списанным активам и доначислят налоги.

В общем, не делайте так, как указано в таблице 4.

Таблица 4. Ошибки в инвентаризации, на которые обратят внимание налоговые органы

Инвентаризация – это способ контроля за активами, причем один из старейших. Еще фараоны в Древнем Египте периодически пересчитывали свое добро. Очень надеемся, что статьей мы убедили и вас заняться этим иногда муторным, но всегда важным процессом. И пусть недостач будет поменьше.